Antydegustacja, czyli krótka historia o współpracy, która nie będzie miała miejsca

Zaprawdę potwierdzam Wam – pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz. Albo tylko raz spieprzyć.

JurekCatering2

Każdy, kto chociaż raz zajmował się organizacją cateringu podczas eventu doskonale wie, że to prawdziwe wyzwanie. Nie tylko chodzi o fakt, że firmy są naprawdę różne – takie, które oferty kierują do mniejszych grup i te wyspecjalizowane w dużych imprezach, gotowe przygotować i zaserwować zasiadaną kolację nawet dla 1000 osób. Wiadomo, że nie zawsze umiejętność ogarnięcia (infrastrukturą i zasobami ludzkimi) ogromnego wydarzenia idzie w parze ze smakiem i jakością potraw. Nie zawsze też przygotowanie kolacji dla dużej ilości osób udaje się zrealizować tak, że wszystko jest gorące, podane na czas i każdy gość czuje się ważny i dopieszczony. Aczkolwiek im dłużej w branży się człowiek porusza, tym bardziej świadomy jest, która z firm najlepiej zareaguje na potrzeby i oczekiwania klienta. I zwykle takiej się potem trzyma.

Idealną sytuacją dla organizatora jest więc to, że korzystać może z eventu na event ze sprawdzonej firmy cateringowej, która zna oczekiwania, standardy, podniebienia i poczucie estetyki zleceniodawcy. Sprawa komplikuje się, gdy w poszukiwaniu nowego obiektu trafia się do miejsca, w którym firma cateringowa jest nie tylko „preferowana”, ale wręcz „narzucana”. Wtedy często (choć nie zawsze) zaczynają się schody.

Niedawno miałam okazje uczestniczyć w pewnym spotkaniu z restauracją, z której oferty chcieliśmy (tak nam się wydawało) skorzystać. Zlecenie: bankiet dla 420 osób, dania serwowane, bogate bufety, open bary. Wstępna rezerwacja złożona, pora dopinać całość (my), upewnić klienta, że doskonale wybrał (oni). Po pierwszej wizji lokalnej na pustym obiekcie poprosiliśmy o możliwość spotkania podczas innego organizowanego wydarzenia oraz przy okazji degustacji dań, które tego dnia są podawane. Tak właśnie rozpoczyna się ta historia…

Umawiamy się z dużym wyprzedzeniem. Otrzymujemy informację, że danego dnia odbywa się w obiekcie impreza na 350 osób. Zgłaszam chęć pojawienia się na tym wydarzeniu, obejrzenia go „od kuchni” z delegacją z firmy. Towarzyszyć ma nam przedstawiciel zarządu oraz kierownicy. Ponadto dwie osoby odpowiedzialne za organizację (ja z koleżanką). W sumie 5 osób.

Stoimy przed obiektem o umówionej godzinie, dzwonię do osoby, która przez cały czas była osobą pierwszego kontaktu. Nie odbiera. Na szczęście oddzwania. Mówię jesteśmy, słyszę: mnie niestety nie ma. Ale proszę wejść do obiektu, ktoś się wami zaopiekuje.

Na obiekcie jest ktoś, czyli „manager” (de facto nie wiadomo kto, bo się nie przedstawia), który na pytanie ile osób mieści się w obiekcie w formie zasiadanej jeśli zdecydujemy się na okrągłe stoły, a ile jeśli zamienimy je na prostokątne odpowiada: NIE WIEM. Podczas spotkania nie uzyskujemy żadnej wartościowej informacji, więc prosimy o kolejny punkt programu, czyli degustację.

Wysłano nas na nią (bo nie „zaprowadzono”). Tu prosto, za restauracją w prawo. Pan nie idzie z nami, bo ma inne sprawy.

Wchodzimy do…restauracji. Gości pełno. W jednym kącie spotkanie opłatkowe większej grupy. Obok – mniejszy stolik. Siadamy we wskazanym miejscu, w przejściu. Przez całą degustację będziemy szturchani przez przechodzących ludzi i biegających kelnerów. Okres przedświąteczny, robota wre.

Nakryć jest pięć. Sztućce leżą na stole. Kelner przynosi talerze trzaskając nimi o blat. Mój talerz podaje ponad głowami moich kolegów z pracy, wprost w moje ręce. Sięgam, bo korona mi z głowy raczej nie spadnie. Tym się jednak różnię od niektórych gości eleganckich bankietów, że mam sporo wyrozumiałości dla takich sytuacji.

Na stole ląduje kilka dań. Zaczęlibyśmy degustować od razu, gdyby każdy z nas miał widelec, nóż i łyżkę. Ale podzielono nas sztućcami zupełnie nieproporcjonalnie. Taki event.

Zamawiamy napoje. Koleżanka o swoją wodę mineralną prosi dwa razy. Za każdym razem pojawia się inny kelner lub kelnerka, „manager”, który miał się nami „opiekować” gdzieś znika. Nie ma komu zgłosić problemów, próśb, pytań. Dobrze, że obok taka miła, świąteczna atmosfera sprawia, że nie narzekamy głośno tylko staramy się chłonąć świąteczną aurę.

Pod koniec degustacji kelner przynosi 4 talerze zupy. Czekamy na piątą. Nie ma. Informujemy, że brakuje jednej. Kelner odchodzi bez słowa. Wraca po 10 minutach ogłaszając W mailu od pani X mam informację, że będzie was czworo. Dziesięć minut to widocznie za mało czasu na podanie jeszcze jednej porcji zupy, ale wystarczająco, by przeanalizować maila od szefowej. Nieobecnej na spotkaniu. Dyskusja o tym co było w mailu jest bez sensu, bez celu i nie na poziomie, więc nikt z nas jej nie kontynuuje. Zdecydowanym tonem proszę tylko o podanie piątej porcji w odpowiedzi słysząc zobaczę co da się zrobić. Co miał na myśli okazuje się już po kilku minutach, kiedy przed jednym z kluczowych osób degustujących pojawiła się zupa bardzo podobna do naszej, a jednak bez makaronu. Zawsze staram się wykazać wyrozumiałością względem ludzkich błędów, ale… żeby w obiekcie funkcjonującym na co dzień jako restauracja zabrakło na jedna porcję makaronu? Kelner wykorzystuje też tę okazję, by z triumfem oznajmić, że sprawdził maila kolejny raz i okazuje się, że (tak jak pani mówiłem! ) jego szefowa przekazując mu informację popełniła błąd. Ujmująca sytuacja – być świadkiem wyciągania brudów na oczach potencjalnych klientów. Dream Team pełną gębą i temat na osobny tekst (Jak mówić i jak nie mówić o współpracownikach).

Paradoksalnie o smaku jedzenia nie mogliśmy powiedzieć nic, bo… naprawdę przestał mieć znaczenie.

Cała sytuacja przywodzi mi na myśl kilka innych degustacji (zrealizowanych przez firmy, które dziś mogłabym polecić z czystym sumieniem każdemu organizatorowi, wskazując ich mocne strony). Dla odmiany, wyglądały one tak:

  • Stół przygotowany w taki sposób, w jaki przygotowany mógłby być podczas eventu. Obok – propozycje innych rozwiązań (inne dekoracje, kwiaty, obrusy, zastawa itd.)
  • Sztućce, talerze, szklanki, kieliszki. Wszystko na bieżąco zabierane (brudne) i uzupełniane (czyste). Zabawne, że to piszę, prawda? Do momentu, w którym wzięłam udział w tej feralnej degustacji też myślałam, że to standard.
  • Degustację obsługuje kelner – identycznie ubrany i identycznie zachowujący się (to się okazuje w późniejszym terminie) jak podczas eventu.
  • W degustacji biorą udział wraz z nami właściciele firmy, z którymi dane będzie podpisać umowę. Lub/i osoba będąca w rozmowach pierwszym kontaktem dla zleceniodawcy (czyli dla nas).
  • Na stole pojawia się sporo zminiaturyzowanych wersji dań właściwych. Podane w sposób identyczny, jak później na imprezie.
  • Właściciele firmy znają odpowiedź na każde pytanie. Z czego danie się składa, jak można je zmienić, jakie inne dodatki mogą pasować (jeśli coś nie pasuje). Uchylają rąbka tajemnic szefa kuchni, opowiadają o swoich pracownikach, jest czas na anegdoty o realizacjach, na zabawnie opowiedziane wpadki i przypadki
  • Właściciele nieustannie odwołują się do poprzednich realizacji. Zaznaczają punkty „zapalne”. Wyjaśniają dlaczego daną sytuację lepiej rozwiązać tak, a nie inaczej. Wyświetlają zdjęcia, prezentują możliwości. Przekazują namiary na swoich dotychczasowych klientów.

W późniejszym czasie kontaktuję się z nimi, proszę o opinię. Długo rozmawiamy. Są plusy, zdarzają się uwagi. Zbieramy to w całość i omawiamy z firmą cateringową. To rozmowa, a tą, wiadomo, zupełnie inaczej prowadzi się przy dobrym jedzeniu i dobrej kawie, niż w chwili, gdy okazuje się, że gospodarz nie pomyślał nie tylko o łyżce dla nas, ale i o porcji dla dyrektora. W całości spotkania nie liczy się podpis pod kontraktem, ale zrozumienie się nawzajem jak najlepiej oraz partnerska relacja i dobra atmosfera – tak, aby podpis wyniknął jako naturalna kolej rzeczy.

Nigdy nie znudzi mi się powtarzanie, że event (mniejszy czy większy) to spotkanie, wydarzenie, które trzeba ubrać w emocje, wrażenia i przeżycia. Inaczej niczym nie będzie się różnić od zwyczajnej wizyty i rozmowy „o byle czym”. Firmom cateringowym, hotelom i restauracjom (zwłaszcza trzy-, cztero- czy pięciogwiazdkowym) też raczej (zdaje się) nie trzeba już powtarzać, że klient wszystkimi zmysłami chłonie to, co dookoła. I że mamy czasy, w których catering podczas wydarzeń specjalnych przestał być sprowadzany do „po prostu posiłku”.

_DSC2530

Podczas feralnego spotkania odnosiłam ciągłe wrażenie, że bierzemy udział w dziwnym show. Coś na kształt Big Brothera. Albo, że manager jest osobą, która nie potrafi powiedzieć prawdy (np. że wcale nie potrzebuje tego zlecenia i chciałby się nas pozbyć) i próbuje identyczny efekt do zamierzonego osiągnąć w bardziej wysublimowany sposób.

Pozostaje mi zarządzającym obiektem oraz pracownikom z całego serca podziękować (bo na współczucie raczej za późno) za to, że pokazali nam swoje podejście i znikomą dawkę szacunku tak szybko. Dzięki temu mamy jeszcze sporo czasu, aby znaleźć nowy obiekt, który klientów zachwyci, oraz firmę cateringową, z którą się chce pracować (in progress). A takich na szczęście w Polsce nie brakuje. Jako dowód – parę zdjęć, które to w minimalnym stopniu (bo nie znacie smaku potraw) potwierdzają.

Jeśli interesują Was obiekty w pięknym mieście Kraków i firmy cateringowe gotowe obsłużyć taki event, to chętnie podpowiem, nauczona tegorocznym doświadczeniem, gdzie warto, a gdzie (według mnie) nie. Informacje o bohaterach tego tekstu wszystkim zainteresowanym wyślę na priv.

Autorem zdjęć jest Paweł Konarzewski.

2 odpowiedzi do artykułu “Antydegustacja, czyli krótka historia o współpracy, która nie będzie miała miejsca

  1. arek

    w obronie ludzi którzy tam pracują. Im nikt więcej pewnie nie płaci że ktoś przyjdzie i będzie monitorował, mają wywalone, chcą pokazać że nikt im nie dołożył za dodatkową obsługę. Podejrzewam że tak jest wszędzie. Dla nich dodatkowa impreza na 300+ osób to dodatkowy kłopot. Mam nadzieję że znalazłaś lepsze miejsce

    1. Be. Autor

      Miejsca wciąż szukam.
      Mimo wrodzonej empatii nie umiem tak myśleć, jak Ty. O ludziach, obsłudze i podejściu do klienta. Dla nich dodatkowa impreza to przede wszystkim dodatkowy zysk. Nie mówiąc już o ludzkiej przyzwoitości i poczuciu, że robię coś dobrze, a nie „na odwal się”. No ale poćwiczę z tą empatią jeszcze…

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *