8 sytuacji, w których odróżnisz eventowego specjalistę od debiutanta

Jeśli masz za sobą co najmniej kilka dużych wydarzeń dostrzeżesz na evencie parę sytuacji, które świadczą o tym, że treść CV mija się z prawdą, a ten miłośnik branży eventowej, wybitny organizator, rzetelny, komunikatywny, ciekawy świata, otwarty na nowości, aktywny i odpowiedzialny, zapomniał napisać, że cierpi też na chroniczną hiperbolizację własnych umiejętności i doświadczenia.

road-1668916_1920

Po czym poznać, że na naszych oczach odbywa się właśnie bolesny debiut eventowca? Moją uwagę zwykle zwraca tych osiem zachowań. Osiem niemądrych zagrań. Niektóre denerwują tak, jak rodacy przekonani o tym, że bynajmniej to synonim przynajmniej – wznoszą na ten poziom irytacji, który przy moim ekstrawertyzmie objawia się przewracaniem oczami. Inne są jak wypowiedzi Janusza Korwin-Mikkego o kobietach (i nie tylko) – jest się z czego pośmiać, wiadomo, że to głupie, ale zapytana wprost nie umiem przymknąć oczu i uznać ich za zabawny przejaw o niskiej szkodliwości społecznej. Wiecie o czym mówię?

Znak rozpoznawczy 1:
Komunikacja interpersonalna – poziom początkujący

Szybkość i sprawność w przekazywaniu komunikatów to rzecz nieoceniona. Wie o tym tylko ktoś, kto nie raz się o tragicznych skutkach jej braku przekonał. W czasie organizacji eventu, a zwłaszcza w trakcie jego trwania, nie ma czasu na rozwlekłe i niekonkretne informacje czy wymijające odpowiedzi. Na telefoniczne rozmowy, które nic nie wnoszą i na maile, na które nie da się klarownie odpisać. Bo nie są napisane klarownie. Coś, co lekko drażni na etapie planowania eventu, wywołuje apogeum zdenerwowania w dniu jego realizacji, kiedy to event jest jak operacja na otwartym sercu, podczas której nie tylko liczy się doświadczenie i wiedza całego zespołu, ale także czas.Jeśli chirurg pyta o skalpel, to chce skalpel, a nie streszczenia historii jego powstania i deklamacji istniejących rodzajów. Jeśli ja pytam o numer telefonu, chcę uzyskać numer telefonu. Nie wzruszająca historię o poziomie skomplikowania koligacji rodzinnych w „Modzie na sukces”, którego jedynie ostatni akapit będzie mi przydatny.
1

Fakty, nie domniemania, krótkie informacje, nie elaboraty, odpowiedzi na pytanie, które padło, a nie na milion niezadanych, na które nawet bym nie wpadła.Tryb oznajmujący, nie pytający. Za odpowiedzi pytaniem na pytanie w trakcie eventu powinno się skracać o głowę, prawda?

Znak rozpoznawczy 2:
SAM(A) to zrobię

Event manager przekonany o tym, że sam skoordynuje spore wydarzenie wcale nie jest najlepszym z najlepszych. Jest jak Jon Snow. He knows nothing. Uświadamia to sobie zwykle w trakcie pierwszej realizacji, podczas której zdecydował się ograniczyć pracę zespołową. Bo o ile przed wydarzeniem nie stanowi problemów to, by być w kontakcie ze wszystkimi podwykonawcami, to w trakcie jego trwania boleśnie można odczuć fakt, że nie jest się Ojcem Pio i nie posiada się daru bilokacji. Nieważne jak dobrym eventowcem jesteś – nie możesz być jednocześnie przy bramie pierwszej i drugiej. Jechać siedmioma autokarami z gośćmi na raz. Testować sprzęt i koordynować próby zespołów. Im krótszy i bardziej wypełniony atrakcjami event, im więcej rzeczy ma się wydarzyć w niedługim czasie, tym bardziej potrzeba ci wsparcia kogoś, kto wie o imprezie tyle samo co ty. By płynąć z harmonogramem i nie stawać w miejscu, ani na chwilę. Raz doświadczysz pracy w zgranym zespole i zrozumiesz – że to nie kwestia wygody czy lenistwa. Tylko racjonalna ocena i profesjonalizm. To daje gwarancję realizacji na wysokim poziomie.

Zosie-Samosie zapominają często, że za samodzielną realizację raczej nikt pomnika im nie wzniesie. W dodatku frajda żadna, skoro po takim evencie można, jak Barney, przybić piątkę wyłącznie samej sobie. Fajnie?

1

Wielkiej tragedii nie ma. Ta zwykle przychodzi dopiero wówczas, gdy trzeba samodzielnie poradzić sobie z porażką.

Znak rozpoznawczy 3:
z wizją, bez planu, bez celu

Jest taki typ ludzi chodzących po górach, którym wydaje się, że wiedza o tym, gdzie jest wschód a gdzie zachód, jest  wystarczająca, by zdobywać szczyty. Myślą, że po drodze wszystko będzie świetnie oznakowane, oświetlone i jasne jak słońce. Nie planują więc wyprawy, nie zabierają kompasów i map, a potem nagle, kiedy stają na rozstaju dróg, nie wiedzą co począć. Tam, gdzie powinna być droga, nie ma nic, wszystkie GPS-y świata zawodzą, a napotkani na trasie filozofowie i doradcy od siedmiu boleści dzielą się poradami godnymi kota z Alicji w Krainie Czarów. Eventowiec próbuje (nagle) zrozumieć niezrozumiałe, nie zauważa, że wokół robi się coraz ciemniej, a kompani przebierają wymownie nogami oczekując, że już za chwilę ktoś wyprowadzi ich na prostą. Nie ktoś. Organizator. Bo jego zadaniem jest mieć plan B, w sytuacji, gdy nikt inny go nie ma. Najgorzej więc, gdy w tych okolicznościach wychodzi na jaw nie tylko to, że nie ma planu B. Ale także fakt, że nie ma… żadnego planu.
1Dobra – zadam to pytanie wprost, za Was. Po co na kilka miesięcy przed eventem szczegółowy plan wydarzenia? Czasami po to, by po miesiącu nic w nim nie było takie, jak zakładałeś.  Ale też po to, by mieć na czym skreślać, zmieniać zdanie, notować i wciąż się do czego odnosić mimo, że jak mąż, nie przypomina już w niczym tego z pierwszej randki.

Bo jest lepszy!*

Plan jest po to, byś zawsze mógł wrócić do jakiegoś momentu i byś przy kolejnej realizacji wyłapał analogię. Byś się uczył na własnych błędach a z czasem przestał popełniać podstawowe.

*mój mąż czyta tego bloga

Znak rozpoznawczy 4:
wyszłam, zaraz wracam

Tylko organizator, który do tej pory nigdy nie był odpowiedzialny za event może wpaść na pomysł, by świadomie przebywać poza miejscem, w którym jest potrzebny Wyjść na dłużej niż do toalety, zniknąć z pola widzenia, opuścić imprezę zanim to zrobią wszyscy uczestnicy. Nie wiedzieć, że nazwa stanowiska, która widnieje na wizytówce zawiera jasną (choć niepisaną) zasadę: jestem pierwszą osobą pojawiającą się na placu boju, i ostatnią, która z tego placu schodzi. Dlaczego? Bo tak. Dlaczego nie inaczej? Bo nie. Nawet jeśli nic złego się nie dzieje? Nawet. Bo kiedy coś jednak się „zadzieje”, wówczas zwykle okazuje się, że dużo mniej stresu i pracy kosztowało by Cię pozostanie na miejscu przez kolejne trzy godziny i świadomość, że kontrolujesz sytuację, niż powrót na event tylko dlatego, bo coś poszło nie tak. Zastanów się dwa razy zanim zdecydujesz się wyjść, dobrze Ci radzę.
1

Znak rozpoznawczy 5:
JAK TO NIE JESTEM W CENTRUM UWAGI?

Koordynator eventu wie, gdzie jest jego miejsce. Zawsze tam, gdzie dzieją się kluczowe dla imprezy rzeczy, gdzie może być potrzebna reakcja, szybka decyzja. Gdzie trzeba przekazać dokumenty, porozmawiać z ochroną, zareagować na awarię, na problem/pytanie uczestnika imprezy, pożegnać występujących artystów. Eventowiec powinien być na wyciągnięcie ręki (albo telefonu) każdego podwykonawcy. Czasami musi to robić przez kilkanaście godzin bez przerwy i bez snu. I czasami owszem, zdarza się, że ktoś zapyta, jak się czuje, albo zaproponuje kawę (i takie zainteresowanie zapamiętasz na długo). Ale zdarza się to nieczęsto. Debiutanci z niemałym wdziękiem są zwykle zdziwieni faktem, że tak właśnie jest.
1

Owszem, żodyn się Tobą na evencie nie interesuje, żodyn.

zodyn

Nie martw się więc na zapas, bo zmartwień wystarcza na bieżąco, nie płacz, nie pisz smsów pełnych rozpaczy i nie bądź facebookową attention whore.
1To ty się musisz interesować światem. Nie on tobą. Opowiesz mi o swoich otarciach naskórka i odciskach po evencie, ok?

Znak rozpoznawczy 6:
wciąż niewypracowane zdolności wizjonerskie

Planowanie eventu to sztuka wizjonerstwa. Przewidzenia ciągów przyczynowo-skutkowych. Świadomość, że każda decyzja, która dziś zostanie nieprzemyślana, niesie za sobą konsekwencje. Jeśli masz przeczucie, że  firma cateringowa nie podoła tak dużej realizacji – mów o swoich obawach i wymagaj informacji. Wahasz się co do „pewności” jednego z podwykonawców – jeśli możesz, zmień go. Zastanawiasz się, czy hostessy wiedzą, co mówić i robić, zadzwoń i zapytaj pytania wprost. Nie akceptuj braku informacji. Jeśli wiesz, że nie dasz rady być w miejscu ważnych ustaleń, nie licz, że to się nagle zmieni w dniu imprezy. Pamiętaj, że wszystko to, o czym pomyślałeś „A może akurat będzie inaczej niż mi się wydaje” i „A nuż się uda”, prawdopodobnie opłacisz nerwami i problemami na evencie. „Może się ułoży” wcale się samo nie układa (a przynajmniej nie za często). To, czego nie dopatrzyłeś również się samoistnie nie dopatrzy. A głupi pomysł, który zaakceptowałeś, bo nie chciało ci się myśleć nad lepszym, nie przerodzi się nagle w świetny. To nie jest bajka, jeśli coś olałeś, nie zjawi się nikt, kto przeniesie cię w piękniejszy świat. W dniu eventu będziesz mieć tylko ten, który sam sobie stworzyłeś. (Mówię to ja – Paulo Coelho eventów 😉 Rywalizować z tymi mądrościami może tylko Frank Underwood).
1

Znak rozpoznawczy 7:
Tak się jara, że aż płonie

Podoba mi się ten zapał i euforia ludzi, którzy mają okazję organizować event pierwszy raz w życiu (często będąc na stażu, czy w ramach wolontariatu). Zamiast pracować robią sobie selfie przy scenie, zamiast ustalać istotne kwestie z managerami zespołów, przeżywają fakt, że właśnie rozmawiają z kimś „ważnym”, a słowa „fakap” używają z takim przejęciem, jakby wypowiadali zaklęcie zapewniające wieczny dobrobyt. Niczego im nie brakuje poza powagą. Zamiast myśleć o bezpieczeństwie gości, epatują własną radością. Jarają się tym, że pracują. Czasami tak bardzo, że zapominają pracować.

U ludzi, którzy są dobrym materiałem na eventowca ten stan szybko przeradza się w świadomość. Tacy się szybko reflektują, że nie zapraszają ludzi na imprezę, tylko do przeżycia czegoś, czego odpowiednie przygotowanie i planowanie leży w ich rękach. Zgodnie z podstawową zasadą, że event to narzędzie komunikacji, pamiętają, że mają coś do przekazania i chcą to zrobić możliwie jak najlepiej. Wszystko inne traktują jako bonus wynikający z pracy w tym a nie innym miejscu i czasie. Podkreślają fakt, że event to nie jest „robienie imprez” (ba, nawet im zaczyna to trochę uwłaczać), a celowe działanie, które ma przyciągać gości swoją przemyślaną koncepcją. Mają to wewnętrzne przekonanie, że robią bardzo ważną rzecz, dlatego poważnie podchodzą do obowiązków.

Znak rozpoznawczy 8:
NIE MAM PYTAń

Po czym poznać można debiutującego eventowca? Po tym, że nigdy, przenigdy nie ma żadnych pytań. I myśli, że zna wszystkie odpowiedzi. Bo się ich domyśla. Spotkania z podwykonawcami w jego wykonaniu trwają 10 minut, żadna z wypowiedzi nie zaczyna się od Dlaczego? O której? Za ile? Jak? Kiedy? czy Gdzie? bo debiutant zajmuje się wymianą uprzejmości i ogólników, a opuszczając rozmówcę jest przekonany, że właśnie wszystko ustalił. Ten doświadczony i świadomy nie zakończy spotkania, póki nie poczuje, że wycisnął ze spotkania tyle, ile było można. Nie odpuszcza. Nie akceptuje niedopowiedzeń. Chce wiedzieć więcej i bardziej. Bo wie (przeżył to nie raz), że w dniu eventu tylko ten, kto pytał (i otrzymywał odpowiedzi) będzie miał poczucie, że panuje nad całością.

Gra warta świeczki, prawda?
1


TO NIE JEST (TYLKO) MOJA PRAWDA

Znajomi właściciele agencji eventowych mówią wprost – zanim zdecydują o włączeniu pracownika w szeregi firmy i przekażą mu do rąk własnych ( i na jego odpowiedzialność) jakąkolwiek realizację, preferują chrzest bojowy na evencie.
1Metoda polegająca na rzuceniu eventowca na głęboką wodę jest miarodajna pod warunkiem, że nastawiamy się na obserwowanie i konstruktywną krytykę, a nie „czepialstwo” dla zasady. Pod warunkiem, że trzymamy kciuki za event, a nie wypatrujemy czyichś potknięć. Można wtedy swobodnie sklasyfikować i ocenić energię wewnętrzną, która daje kopa na starcie i sprawdzić kogo trzyma do samego końca. Można też ocenić efektywność i poziom zaangażowania (czy też ewidentny jego brak).
1

Można dostrzec w kimś to coś, co w event marketingu jest bardzo istotne – to, jaki styl preferuje. Co robi, kiedy pod stopami znika grunt, wokół pojawiają się niespodziewane problemy, a wykwalifikowani ratownicy nie zawsze są na wyciągnięcie ręki. Jak zachowa się w sytuacji, w której wartością nadrzędną czyni się pracę zespołową? To dobry moment, by ocenić, czy warto te koła ratunkowe rzucać.

Może on tak naprawdę wcale tych złotych rad nie potrzebuje?

1

2 odpowiedzi do artykułu “8 sytuacji, w których odróżnisz eventowego specjalistę od debiutanta

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *